Privacyverklaring

Verelst & Verelst Geassocieerde Notarissen
Raubrandplein 3, 3545 Halen
BE 1021.196.994
www.notarisverelst.be

1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Binnen de werking van het notariskantoor worden persoonsgegevens verwerkt in het kader van de wettelijke opdracht van de notaris als openbaar ambtenaar.

Verelst & Verelst Geassocieerde Notarissen treedt hierbij op als verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat het kantoor bepaalt waarom en hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt.

Het kantoor handelt hierbij steeds conform:

  • De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR – EU 2016/679)

  • De Wet op het Notarisambt (25 Ventôse jaar XI)

  • De anti-witwaswetgeving van 18 september 2017

  • De Gedragscode van de Nationale Kamer van Notarissen (28 januari 2021)

Er werd een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld via Privanot vzw.
Contact: info@privanot.be
Adres: Bergstraat 30, 1000 Brussel

2. Waarom verzamelen wij uw gegevens?

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor doeleinden die rechtstreeks verband houden met de wettelijke taken van de notaris en de correcte behandeling van uw dossier.

Dit omvat onder meer:

  • Het voorbereiden, opstellen en verlijden van notariële akten

  • Het uitvoeren van wettelijke opzoekingen en controles

  • Dossierbeheer vóór en na het verlijden van een akte

  • Boekhouding, facturatie en administratieve opvolging

  • Wettelijke controles in het kader van anti-witwaswetgeving (AML)

  • Beveiliging van het kantoor via camerabewaking

  • Verbetering van de dienstverlening via statistiek en feedback

  • Websitebeheer via cookies

  • Ondersteuning bij het opstellen van akten met behulp van veilige, laag-risico AI-toepassingen

3. Op welke rechtsgrond verwerken wij gegevens?

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt hoofdzakelijk omdat dit:

  • Wettelijk verplicht is voor de notaris

  • Noodzakelijk is voor een taak van algemeen belang

  • Gerechtvaardigd is vanuit de noodzaak tot beveiliging en kwaliteitsverbetering

  • Gebaseerd kan zijn op uw toestemming (bv. cookies)

4. Welke gegevens kunnen verwerkt worden?

Afhankelijk van uw dossier kan het kantoor volgende categorieën gegevens verwerken:

  • Identiteitsgegevens (naam, rijksregisternummer, geboortegegevens, burgerlijke staat)

  • Contactgegevens (adres, telefoon, e-mail)

  • Financiële en economische informatie

  • Beroepsgegevens

  • Gegevens met betrekking tot uw bekwaamheid en familiale situatie

  • Gegevens uit notariële akten

  • Gegevens verkregen uit officiële registers

  • Camerabeelden

  • Feedback over de dienstverlening

5. Waar komen deze gegevens vandaan?

Uw gegevens kunnen afkomstig zijn van:

  • Uzelf of uw vertegenwoordiger

  • Officiële databanken zoals het Rijksregister, KSZ, Centraal Erfregister, enz.

  • Overheidsdiensten die wettelijk gegevens delen met notarissen

  • Camerabewaking in en rond het kantoor

6. Met wie kunnen uw gegevens gedeeld worden?

In het kader van uw dossier kunnen gegevens gedeeld worden met:

  • Notariële instellingen en centrale registers

  • Federale overheidsdiensten

  • De Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat

  • Provinciale en Nationale Kamer van notarissen

  • Andere notarissen betrokken bij uw dossier

  • Het Rijksarchief

  • Banken en financiële instellingen

  • Boekhouder/fiscalist van het kantoor

  • IT- en softwareleveranciers noodzakelijk voor de werking van het kantoor

7. Externe partijen die in onze opdracht werken (verwerkers)

Het notariskantoor werkt samen met gespecialiseerde dienstverleners, zoals:

  • IT- en softwareleveranciers

  • Back-up en serverbeheerders

  • Archiverings- en vernietigingsdiensten

  • Camerabeveiligingsfirma’s

  • Externe consultants of medewerkers

Met al deze partijen is een verwerkersovereenkomst afgesloten conform de AVG.

8. Worden gegevens buiten de EU verwerkt?

In principe blijven uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte. Indien uitzonderlijk toch een doorgifte buiten de EER plaatsvindt, worden bijkomende beschermingsmaatregelen genomen zoals door de Europese Commissie opgelegde standaardclausules.

9. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

De bewaartermijnen zijn wettelijk vastgelegd en verschillen per type document:

Type document/gegevenBewaartermijnBurgersfichesGedurende het leven van de cliëntDossiers30 jaar na afsluitingMinuten van akten50 of 75 jaar, daarna RijksarchiefBoekhouding & rekeninguittreksels10 jaarAML-gegevens10 jaarCamerabeeldenMax. 1 maandWebsitegegevensZolang nodig voor het doel

10. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Het kantoor past uitgebreide technische en organisatorische maatregelen toe, waaronder:

  • Beperkte toegangscontrole tot lokalen en systemen

  • Beveiligde serveromgeving

  • Veilige opslag en vernietiging van documenten

  • Interne procedures bij datalekken

  • Informatiebeveiligings- en AVG-beleid voor medewerkers

  • Firewalls, antivirus en regelmatige updates

  • Periodieke controle door de DPO

11. Uw rechten als betrokkene

U beschikt over volgende rechten, voor zover wettelijk mogelijk:

  • Recht op informatie

  • Recht op inzage

  • Recht op verbetering

  • Recht op verwijdering

  • Recht op beperking

  • Recht op overdraagbaarheid

  • Recht van bezwaar

U kan deze rechten uitoefenen via:
info@notarisverelst.be
Raubrandplein 3, 3545 Halen

U kan ook contact opnemen met de DPO via info@privanot.be.

Indien u meent dat uw rechten niet gerespecteerd worden, kan u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).